¿Qué es un programa de gestión y cómo puede ayudar a mi empresa?

En la actualidad, las organizaciones se enfrentan a muchos retos y se requiere de inteligencia para enfrentarlos con éxito. Uno de esos retos es aumentar la eficiencia en las operaciones.

Los programas de gestión son herramientas que automatizan los procesos, aumentando la eficiencia y ofreciendo otros beneficios importantes.

¿Qué es un programa de gestión?

Los programas de gestión son software que se instalan en el sistema de la empresa, para que al ingresar datos estos sean tratados de manera automatizada para generar cálculos, documentos y datos para otros cálculos. Estos programas están especialmente diseñados para cumplir con las tareas del departamento en cuestión.

Existen programas de gestión para recursos humanos, finanzas, contabilidad, ventas, facturación, logística, etcétera. Además, todos estos módulos se pueden integrar para unificar la información.

Por ejemplo, el software de recursos humanos registra las horas trabajadas de los empleados en un tiempo determinado. Ese dato se integra con contabilidad para registrar la cuenta por pagar y con otros departamentos que tengan ese dato como entrada.

Los programas de gestión simplifican mucho las tareas, ya que los empleados se dedican solo a entrar la información, no tienen que hacer cálculos ni elaborar documentos.

¿Cómo puede un programa de gestión ayudar a mi empresa?

Un programa de gestión puede ayudar a aumentar la eficiencia de la empresa, ya que las tareas se realizan con una mayor rapidez y exactitud. Esto permite reducir el esfuerzo de los empleados, eliminar algunas tareas tediosas y repetitivas y eliminar los errores humanos.

Al reducir el esfuerzo, se puede reducir el número de empleados dedicados a una labor y, con eso, mejorar la rentabilidad del departamento.

Otra manera en que un programa de gestión ayuda a la empresa es con la atención al cliente, ya que se cuenta con información actualizada al instante para informar u ofrecer soluciones a los requerimientos del consumidor.

La toma de decisiones se ve muy favorecida con un programa de gestión, ya que los directivos, gerentes y dueños, cuentan con información actualizada. Por ejemplo, si las ventas han bajado, el programa lo muestra en tiempo real y el gerente puede adoptar correctivos sin esperar al cierre del mes cuando le pasen un reporte hecho de manera manual.

En cuanto a la accesibilidad, estos programas están instalados en la nube, lo que significa que se pueden consultar desde cualquier lugar del mundo.

¿Cuáles son los tipos de programas de gestión más utilizados?

Los programas de gestión son modulares, de manera que cada módulo está especializado en un área de la empresa. Cada módulo es un tipo de programa de gestión. Los siguientes son los más utilizados por organizaciones de todo el mundo:

• Programa de gestión de recursos humanos

Este tipo de programa se encarga de la gestión de las tareas de este departamento, por ejemplo, la nómina, las vacaciones, las horas extras, las evaluaciones de desempeño, los datos personales de los empleados y mucho más.

Los programas de gestión de recursos humanos pueden mejorar la relación de los empleados con la empresa, debido a la transparencia de los datos y la exactitud de los cálculos.

• Programa de gestión financiera

Este programa está diseñado para el tratamiento, análisis y cálculos de la información financiera de la empresa. Automatiza la gestión administrativa, minimizando los errores y generando informes actualizados.

Este programa es muy importante para la toma de decisión de dueños, accionistas y directores, ya que se trata de la información más estratégica de la organización.

• Programa de gestión de proyectos

Un programa de gestión de proyectos es aquel que registra de manera informática los datos de un proyecto, desde su planificación hasta su ejecución y seguimiento. Además, este programa realiza cálculos, genera alertas y mucho más, contribuyendo de manera importante con la eficiencia.

Como hemos visto, los programas de gestión son muy importantes en las empresas, ya que tienen grandes beneficios en materia de eficiencia y rentabilidad.