Algunas empresas permiten a sus empleados acceder a una tarjeta de empresa para poder realizar pagos relacionados con su faceta laboral. Sin embargo, la posibilidad de sufrir fraude por parte de quienes tienen acceso a dichas tarjetas hace que muchos empresarios tengan dudas al respecto del uso de esta herramienta. 

Contar con una tarjeta de empresa puede tener ventajas, como ahorrar tiempo y facilitar trámites, así que, ¿Qué puede hacerse desde la empresa para prevenir el uso fraudulento de estas tarjetas?

Consejos para evitar el mal uso de las tarjetas corporativas

Cuando se habla de uso fraudulento de las tarjetas de empresa o corporativas normalmente se trata de un uso distinto al que estaba propuesto o permitido por la empresa, por ejemplo, para gastos personales o compras falsas.

Sin embargo, hay formas de disminuir esos riesgos, una opción para ello es establecer límites claros para su uso, es decir, dejar bien claro aquello para lo que pueden o no usarse estas tarjetas a los empleados que puedan usarlas, además de tener previstas una serie de consecuencias si se produce algún tipo de acción fraudulenta. Es decir, contar con unos marcos de normas y de conducta que esté a disposición de los trabajadores, para que puedan conocerlo y ser conscientes de los mismos, además de formar al respecto a aquellos que tengan tarjetas de empresa.

Desde el medio RRHH Digital recomiendan también que las tarjetas de empresa cuenten con un límite de consumo, algo que señalan da más seguridad a aquellos empresarios que se decantan por su uso. Desde ese mismo medio señalan también que según algunas encuestas los empresarios solo darían tarjetas a altos cargos, sin embargo los estudios, como uno realizado por la startup Pleo, establecen que los fraudes cometidos por trabajadores en altos cargos suelen ser los más costosos para las empresas, por lo que es necesario tenerlo en cuenta. 

La transparencia es clave, poder conocer en qué se usa realmente el dinero y cuándo. Desde empresas como Emburse Caption sugieren que los gastos necesiten de una aprobación previa, especialmente aquellos relacionados con productos costosos (como viajes o estancias en hoteles por motivos laborales), esto permite comprobar que los gastos previstos se mantienen dentro del presupuesto y poder compararlos con los gastos finales.

Esto puede restar agilidad, pero reduce también la posibilidad de que se comenta fraude. Igualmente, una de las recomendaciones generales para evitar este tipo de problemas dentro del seno empresarial es saber quiénes tienen acceso al dinero (en este caso a las tarjetas).

Otra recomendación que ofrece Emburse Caption para evitar el fraude interno es realizar auditorías periódicas, que permiten detectar un posible fraude del que la empresa no sea consciente aún o servir de medida disuasoria para los empleados.