Actualmente, con el correo electrónico convertido en el corazón de las comunicaciones personales y de negocios, uno puede hacerse una reputación o destruir la que tiene a través de la carpeta de correo. Es por eso que el correo electrónico es tan importante. Comience tomando conciencia de los errores más comunes que la gente comete a través del correo electrónico y aprendiendo cómo evitarlos.

Adjuntos

Uno de los errores más comunes es el olvidarse de poner un mensaje adjunto a un mensaje en el cual así lo anuncia. Como resultado, el destinatario le enviará un email diciéndole que no hay ningún archivo adjunto. "Lo siento. Aquí va", responderá usted. El problema no es realmente grave, pero es molesto si ocurre con demasiada frecuencia.

Puede acabar con esto usando el programa Outlook de Microsoft o Thunderbird de Mozilla. Uno de los ingenieros de desarrollo de Microsoft se cansó de recibir mensajes que se suponía debían contener un adjunto. Su solución: creo el Forgotten Attachment Director, un complemento gratuito que revisa la aparición de determinadas palabras en un email -incluyendo adjunto, por supuesto- y le advierte cuando trata de enviar el mensaje sin el adjunto prometido. Los usuarios de Thunderbird tienen una herramienta similar en el Attachment Reminder que, antes de que usted los envíe, escanea los mensajes en busca de palabras clave que usted define.

Para todos

Algo muy frecuente es que uno reciba un email junto con otras 25 personas en la línea CC. Esto no quiere decir que deba cliquear Responder a todos cuando su respuesta en realidad sólo le concierne al remitente. Las otras 24 personas probablemente se molestarán al recibir de usted un mensaje que en realidad no les concierne. Si tiene algo que decir al remitente dígaselo a él o a ella y olvídese de demás. Recuerde: la gente recibe hoy en día más que suficiente correo electrónico. No necesita otro suyo si no le concierne.

Cuentas múltiples

En realidad, un usuario necesita más de una cuenta de correo electrónico, por varias razones. Primero, si usa sólo una cuenta durante mucho tiempo, la bandeja de entrada acabará repleta de spam. La superabundancia de spam tiene dos efectos desagradables: su filtro antispam terminará poniendo mensajes legítimos en la carpeta spam, sin que los pueda ver, o bien acabará usted descuidando su correo, cansado de recibir tanto correo basura. Es tan fácil abrir una cuenta de correo que en realidad no hay razones para usar una para los fines principales: negocios, compras al detalle y uso personal, por ejemplo. Se puede usar para esos tres fines una cuenta gratuita de Google Gmail, y es también muy fácil seguirle la pista a las tres con un solo cliente de correo.

Email frecuente

El correo electrónico tiene su lugar, pero ese lugar debe ser definido con precisión. El email no es el mejor medio de comunicación, por ejemplo, cuando en las comunicaciones se necesita definir con mucha delicadeza las palabras. Para ello nada puede ser mejor que una conversación telefónica o una entrevista cara a cara. El email tampoco es el medio adecuado para para comunicaciones breves y frecuentes. En tales casos es preferible usar la mensajería instantánea o los mensajes de texto. Use el email cuando necesite aclarar algún punto formal con un socio de negocios o para formular preguntas que no puedan ser mal entendidas. El email le proporciona asimismo a usted y a su interlocutor una grabación de una conversación cuando ello sea necesario para usted o para ambos.

Ortografía

La mayoría de los programas de correo electrónico incluyen actualmente un corrector ortográfico que revisa el texto mientras se escribe, aunque muchas personas realmente no lo usen. No sea uno de ellos. En una era en que la comunicación por email es la forma en que la gente se forma una opinión de los demás es muy importante evitar errores obvios.

Archivar

El email constituye el archivo principal de su correspondencia en la década pasada. Probablemente contiene más información que su agenda personal u otras formas de guardar datos sobre amigos y colegas. Es por ello que la pérdida de correo electrónico puede ser grave. La única forma de garantizar que no se pierda su correo electrónico es hacer de él una copia de seguridad. Pero no sólo eso. También debe ser capaz de restaurarlo en caso necesario. Busque un buen programa de backup de su correo electrónico, úselo e infórmese de cómo restaurarlo.

Buenas maneras

No olvide que, una vez enviado, no podrá recuperar un email. Sea por ello muy cuidadoso al momento de escribirlo. Use la siguiente regla: si al momento de escribir le asalta la duda de si ha de decir algo a alguien, entonces absténgase. Sea cauteloso. No escriba con rabia ni escriba nada que no quisiera que se hiciera llegar a su jefe o su mejor amigo, porque en el mundo cibernético todo es posible. Igualmente, a menos que conozca muy bien a su interlocutor, evite chistes o comentarios que puedan ser interpretados como rudos o impertinentes.